A documentação fiscal e contábil de uma empresa é ampla e diversificada. A empresa pode emitir diferentes tipos de documentos, como notas fiscais para seus clientes, assim como um RPA (Recibo de Pagamento Autônomo) para remunerar um serviço prestado por um autônomo.
É fundamental entender as diferenças entre o recibo e a nota fiscal, pois cada um tem um papel específico em diferentes etapas da transação comercial.
Diferença entre recibo e nota fiscal:
A diferença entre recibo e nota fiscal é que o primeiro dá quitação de dívida, atestando o pagamento de serviço ou produto; já a nota fiscal comprova também o direito de posse do bem comercializado.
Ao emitir uma nota fiscal, a empresa está realizando a transferência da propriedade do produto para o comprador, o que torna esse documento imprescindível para formalizar a venda.
Dessa forma, não existe a possibilidade de se entregar um recibo para formalizar uma venda de produto: faltaria ao comprador um documento comprovando não somente o pagamento, mas lhe permitindo a posse.
A nota fiscal tem uma função tanto de registro de posse de um produto quanto de registro contábil para recolhimento de impostos.
Já nos serviços, ela registra a transação financeira e contábil para garantir que todos os dados estejam com a regularização fiscal em dia.
O recibo, por outro lado, é um atestado de pagamento, registrando que a transação financeira referente a um serviço ou produto ocorreu corretamente.
Qual a função do recibo?
O recibo é um documento que atesta por escrito a quitação de uma dívida ou parte dela. É comum que o recibo contenha a assinatura da pessoa que recebeu o valor, validando a transação e garantindo que o pagamento foi feito para a pessoa correta.
Os profissionais liberais podem fornecer recibos aos seus clientes como uma forma de comprovar o pagamento recebido.
Esses recibos devem ser mantidos pelo profissional como um registro e processo contábil para fins de declaração de impostos junto à Receita Federal.
Também existe o famoso RPA – Recibo de Pagamento Autônomo.
O RPA é utilizado para contratar serviços esporádicos de profissionais autônomos, como eletricistas, encanadores ou para pequenas obras. Embora todos os autônomos possam receber o pagamento por RPA, muitos optam por emitir notas fiscais, já que estão registrados como MEI. É importante lembrar que, nesse caso, ambos os documentos são válidos.
O que pode substituir a nota fiscal?
Fica claro que o recibo não pode substituir a nota fiscal quando se trata de comércio de bens: é necessária a emissão da nota para dar posse do produto.
O cupom fiscal, por sua vez, é um instrumento similar à nota fiscal, mas não identifica o cliente e, portanto, tem menos valor para fins de transporte.
As empresas de comércio eletrônico emitem nota fiscal para enviar mercadorias aos clientes porque ela é necessária para comprovar a transação financeira e a transferência de posse do produto.
Você já reparou que grandes lojas de varejo entregam cupom fiscal quando você realiza a compra na loja física, mas quando você utiliza a mesma empresa para compras online, recebe uma nota fiscal por e-mail? Essa NF do e-mail é a posse do produto, por isso vem impressa com seu produto na entrega.
Embora não haja uma lei específica que defina o prazo para emissão de notas fiscais, geralmente elas são emitidas imediatamente após a venda ser concluída, especialmente aquelas que acompanham os produtos comercializados.
Nos casos de nota fiscal eletrônica para serviços, quando o sistema está fora do ar, é possível emitir um Recibo Provisório de Serviços (RPS) para formalizar a transação, o qual pode ser substituído posteriormente por uma NF-e dentro de um prazo determinado por lei.
Entretanto, é importante ter uma orientação fiscal e contábil para que se possa verificar as regras específicas de cada município, uma vez que nem todas permitem o uso do RPS.
A ACJ pode ser uma grande aliada para sua empresa!
Conte com uma equipe especializada e eficaz para regularização financeira e fiscal da sua empresa! Conte com a ACJ!